2018年3月10日土曜日

使いにくいOutlookを少しでも便利に【前編】

こんにちは、ふじかーです。

みなさんメーラーは何を使っているでしょうか?

私は Thunderbird を愛用していたんですが、
先日作業している客先で「全員 Outlook を使用する事」という御触れが出ました。

一番手を出したくなかったメーラーなんですが、、、お上の指示ならまぁ仕方ない。
少しでも便利に使用するため、カスタマイズを施した際のメモを残しておきます。
ちょっと長くなったので2回に分けます。

定番の設定

例えば
  • HTMLメール→テキストメールにする
  • 署名の設定
  • 折り返し文字数
などの定番設定項目は、
 [ファイルタブ] - [オプション] 
の中にあります。

その他にもデフォルトでは
  • 返信時に引用符「>」が入らなかったり、
  • 空白改行を勝手に減らされたり
と、初期値が気に入らない設定項目も多々ありますので
全項目ひととおり確認していきます。

また
「トレイ一覧 (受信トレイ/送信済みトレイとか)」
「選択トレイ内のメールタイトル一覧」
「個別のメール表示 (閲覧ウィンドウという)」
のお決まりのレイアウトが、

他メーラーとは違ってなぜか「それぞれ縦長に、横並び」となってるのもイラっとするので
[表示タブ] - [レイアウト] - [閲覧ウィンドウ]
から、閲覧ウィンドウを画面下部に移動しておきます。

さらに、トップ画面の左上部に「新しいメール作成」は一応あるものの
他メーラーではこの辺によくある「送受信」「アドレス帳」などのボタンが無く、
戸惑います。

仕方ないので探すと、リボンの別のタブなどにコソッとあるので探し出して
ボタンを右クリック → [クイック アクセス ツールバーに追加]し、トップ画面から選択しやすくしてあげます。


差出人ごとに表示色を変える

受信トレイにズラッと並ぶ「差出人」の表示は、
Thunderbirdでは
「送信元メールアドレスがアドレス帳にある場合、そこに登録された表示名」
を表示させる事が出来ましたが

Outlookでは
「送信者がアカウント設定時に入力した表示名」
が表示され、変えられないようです。

ここって「Taro Tanaka」とか「Hanako Yamada」など、アルファベット設定してる人が多く
受信トレイ内の一覧にズラッと並ばれると、目的の相手が探しづらかったりします。

この表示変更はOutlookでは諦めるしかないので
せめて「注目したい差出人のメールだけ表示色を変える」ことで、目立たせることにします。
・[表示タブ]→[現在のビュー]→[ビューの設定]→[条件付き書式(A)]→[追加]
・名前、条件(メールアドレス指定)、フォントを設定する

こんな感じ


クイックテキスト挿入

定型文など、よく使う文面を引っ張ってきやすくします。
例えば



いつもお世話になっております。
〇×株式会社 の ふじかー です。

標記の件、


以上です。よろしくお願いいたします。

私はこういうのを、「顧客向け用」「社内向け」「親しい人向け」など
複数作成して使い分けています。

Thunderbirdでは上記機能を提供するアドオンがあったんですが
Outlookでは以下の手順で実現できました。
・新規メールを開く
・リボンの「挿入タブ」を開いておく
・本文に「定型文登録したい文面」を記載し、選択状態にする
・リボン内の[テキスト]-[クイックパーツ]-[選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存]をクリック
・適当に名前をつけ、OKで閉じる
・[クイックパーツ]上で右クリックし、[クイック アクセス ツール バーに追加]

で出来上がり。
メール作成画面の最上部、[クイックパーツ]アイコンから定型文を選択して引っ張ってこれます。

呼び出し方は こんな感じ

次回に続く。
使いにくいOutlookを少しでも便利に【後編】

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